Centros de Impresión

La compañía de seguros WWK incorpora con éxito la producción automatizada y central de documentos

13 de Abril de 2018
Este proyecto ha sido implementado gracias a sus partners Compart y Canon.
Este proyecto ha sido implementado gracias a sus partners Compart y Canon.

"La mejor compañía de seguros de vida alemana” (según la revista Focus Money) confía plenamente en la calidad del procesamiento de sus documentos. La correspondencia individual de WWK (documentos Office) ha sido recientemente incorporada a una producción automatizada y central de documentos. Entre los beneficios que consigue destacan una mayor productividad y fiabilidad del proceso administrativo, así como costes de producción considerablemente menores por correo enviado. Este proyecto pionero ha sido implementado gracias a sus grandes partners, Compart y Canon.

Se trata de uno de los más ambiciosos proyectos de TI en WWK en los últimos años. El grupo de seguros denominado en repetidas ocasiones por la revista Focus Money, como "la mejor compañía de seguros de vida en Alemania" utiliza la solución DocBridge FileCab desde finales de 2017. El software desarrollado por Compart recoge la correspondencia individual preparada desde PCs (documentos Office) y la transmite a una instancia central de impresión y correo.  

Los profesionales del procesamiento solían tener que imprimir cartas individuales en impresoras multifunción, revisarlas y firmarlas, así como introducir los insertos necesarios y dejarlas preparadas para ser recogidas por el departamento de correos. La diversidad de los productos de seguros, junto con la misión de WWK de ofrecer a los clientes y corredores la mejor calidad de servicio personalizado, dicta la necesidad de una correspondencia individualizada. Las transacciones comerciales que no se pueden finalizar utilizando documentos estándar requieren funciones para crear correspondencia individual. Algunos ejemplos son las consultas de cambio de contrato, confirmación de beneficios o modificaciones. En cualquier caso, el profesional responsable selecciona el procedimiento apropiado. Lo que está claro es que las respuestas son tan específicas y de tan amplio espectro como pueden ser las preocupaciones del cliente. 

En el pasado, la individualización significaba que los empleados también tenían que gestionar las tareas manuales (impresión, inclusión de inserciones, ensobrado) a lo que habría que añadir el ir y venir innecesario que los mantenía fuera de sus principales cometidos. Tanto el personal especializado como los directores y principalmente los propios empleados, expresaron el deseo y la necesidad de una ayuda, una mejora de los procesos y una automatización. Al final, fueron ellos quienes promovieron el proyecto puesto que necesitaban trabajar más eficazmente y libres de cargas extras.

¡Se acabaron las carreras entre el PC y la impresora!
Cuando WWK implementó su procesamiento de documentos para vincular la correspondencia individual con los pasos de producción para procesamiento masivo automatizado, puso fin a las constantes idas y venidas. ¿Qué podría haber sido más obvio que incluir la correspondencia individual en la producción de documentos de forma central y automatizada?

Pero primeramente echemos un vistazo a la estructuración del proceso que dispone la compañía: WWK usa dos aplicaciones especializadas comparables a un sistema de ERP (Enterprise Resource Planning) para dar cobertura al negocio de los seguros. Estas aplicaciones están vinculadas a un sistema central para la creación de documentos, algo que genera aproximadamente unos 3,2 millones de correos, en un volumen de impresión de casi 23 millones de páginas impresas: contratos, pólizas, asignaciones, bonificaciones y notificaciones de valor, etc.

El punto común entre las aplicaciones y el proveedor de impresión (porque WWK externalizaba su producción de documentos) es un sistema de output management (gestión de salida) diseñado por Canon que recibe, identifica y clasifica los documentos generados, así como información adicional añadida (como son códigos de control para inserciones, ensobrado o franqueo). Dentro del sistema OMS, Canon proporciona la solución COSMOS, un sistema exhaustivo de gestión del workflow. Además, un producto de terceros suministra la tecnología OM que prepara los documentos para la producción y su envío por correo.

El sistema de output management genera metadatos estandarizados que proporcionan al proveedor de impresión toda la información necesaria para una producción automatizada (imprimir, clasificar/agrupar, añadir inserciones, ensobrar, franquear y entregar al proveedor postal). WWK y el proveedor de impresión acordaron reglas de procedimiento claramente definidas (por poner un ejemplo imprimir y enviar los correos en un mismo día). Las listas del estado se generan automáticamente para monitorear este acuerdo de nivel de servicio (SLA). 

Comprobación temprana de los resultados
Todo esto referente al procesamiento en batch, pero ¿y qué pasa con la correspondencia individual? En principio el workflow es el mismo, con una excepción: los documentos se originan en un programa Office y no en una aplicación especial. En WORD, los profesionales encargados del procesamiento seleccionan la plantilla adecuada para el documento asignado a una transacción comercial desde un "directorio digital de plantillas" almacenado en el sistema y completa la dirección del destinatario, así como otros campos específicos del proceso.

A continuación, inician DocBridge FileCab, que en WWK actúa como un controlador de impresora. Después se abre un cuadro de diálogo con las funciones y características específicas del usuario necesarias para el procesamiento automático. Entonces el empleado puede chequear el documento cotejándolo según distintos criterios técnicos y funcionales (corregir la ortografía y la posición de la dirección, línea de referencia nítida, cumplimiento de la identidad corporativa, etc.), incluir comentarios relacionados con el caso y agregar inserciones estáticas (archivos PDF) que sean válidas en todo el grupo.

Si todo es correcto y está completo, la carta individual se envía al archivo y al sistema central de output management. A partir de aquí, el workflow es el mismo que para el procesamiento masivo (documentos transaccionales). El workflow en WWK está implementado de tal manera que DocBridge FileCab recoge los documentos creados en las 600 workstations instaladas actualmente y los reenvía al sistema de output management, formado por DocBridge Pilot y COSMOS, donde se procesan centralizadamente.

La solución DocBridge FileCab fue seleccionada por diferentes razones. Rudi Wolf, director de proyectos en WWK comenta que, "Compart cuenta con una excelente reputación como especialista en flujo de datos y gestión de salida con capacidad multicanal." La otra solución de Compart, DocBridge Pilot, que fue implementada junto con DocBridge FileCab, igualmente evidencia la experiencia de Compart. "DocBridge Pilot tiene una gran fortaleza cuando se trata de correo agrupado," añade el directivo. Con DocBridge FileCab, se puede realizar un chequeo de verificación antes de la impresión, una opción que Wolf encuentra especialmente fascinante. "Esta función encaja muy bien en nuestro escenario de aplicación."    

Ante todo, fiabilidad del procesamiento
Desde que estas estructuras se establecieron, los tiempos de procesamiento en cada uno de los departamentos de WWK han descendido de forma drástica. Atrás quedan los días en que los empleados iban y venían a la impresora del departamento. Solamente en casos especiales (por ejemplo, para correo registrado) hay documentos que aún se producen localmente. Por lo demás todo se realiza automáticamente según lo descrito. 

El aumento de la productividad es solo un aspecto de los beneficios que aporta. Todos están de acuerdo en que la principal ventaja de la modernización es la fiabilidad del proceso de la correspondencia individual. En concreto la verificación de calidad integrada desde el principio durante la creación del documento quita presión a los empleados. Incluir la correspondencia local en el proceso estándar automatizado ha reducido significativamente el riesgo de seleccionar la plantilla incorrecta, agregar una inserción obsoleta o utilizar una dirección no válida.

La compañía prevé un retorno de la inversión (ROI) en tan solo 12 meses y con tiempos de procesamiento más cortos que favorecen principalmente el ahorro. En cualquier caso, la mayor parte del potencial de DocBridge FileCab aún no está explotado: todavía no se ha integrado toda la correspondencia individual de cada una de las áreas de negocios. WWK prevé un volumen de 150.000 documentos anuales gracias a la solución de Compart. Un tercio de este objetivo ya se alcanzó en las primeras semanas después de la puesta en marcha.

El usuario
El grupo de seguros WWK es un proveedor de servicios financieros fuerte, innovador e independiente. Fundado en 1884 como "Witwen- und Waisen-Unterstützungscassa des Bayerischen Verkehrsbeamten-Verein" (WWUK) [Fondo de ayuda a las viudas y los huérfanos de la Asociación de funcionarios públicos del transporte de Baviera], en la actualidad, la compañía de seguros con sede central en Munich, es una de las 25 primeras firmas de seguros en Alemania. 

WWK se gestiona como una asociación mutual de seguros. Esta forma legal ejemplifica como ninguna otra la idea de reciprocidad, característica del sector de seguros: la preocupación por cada persona es algo compartido por todos. Este principio se refleja sólidamente en la filosofía corporativa de WWK.  Como asociación mutual de seguros, WWK está obligado solo a sus clientes, a los miembros y opera independientemente de los intereses de los accionistas.

Robustez y recursos financieros son el sello de la compañía. En términos de solidez financiera y patrimonio neto, el grupo de seguros de vida ha sido durante mucho tiempo uno de los más fuertes en Alemania, acorde con su volumen de negocios. La revista Focus Money analiza periódicamente la fortaleza a largo plazo de todas las compañías de seguros alemanas. El resultado: en 2017, WWK recibió la clasificación de solidez más alta entre todas las aseguradoras – por duodécima vez consecutiva. El grupo también fue galardonado con las mejores calificaciones de DFSI Rating GmbH y recibió las anheladas AAA una vez más en 2017.

www.wwk.de

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